Hiusviisikko wechselte vom Papierkalender zur digitalen Version

Hiusviisikko ist ein Friseursalon in Vantaa, Finnland. Das Unternehmen blickt auf eine 20-jährige Geschichte zurück, wobei das aktuelle Team aus fünf Frauen besteht und seit 10 Jahren zusammenarbeitet. Hiusviisikko wurde erstmals auf einer Messe im Jahr 2018 auf Book Salon aufmerksam, noch bevor die erste Dienstleistung verfügbar war. Dem Team gefiel, was sie über dieses neue System erfuhr und sie war an der Möglichkeit interessiert, bei der Entwicklung des neuen Produkts mitzuwirken. Das Team begann mit der Umstellung vom Papierkalender auf den kostenlosen Book Salon Reservierungskalender im Jahr 2019. Die Umsetzung erfolgte im eigenen Tempo.

„Zunächst wurde neben dem bereits bestehenden Papierkalender ein digitaler Kalender eingerichtet. So konnte die Umstellung Schritt für Schritt erfolgen.“ Der gesamte Prozess sei einfach und logisch gewesen, so das Team.

Hiusviisikko nutzte zuvor ein sehr traditionelles System: einen Papierkalender, eine veraltete Registrierkasse und ein separates Zahlungsterminal. Zu den größten Herausforderungen bei der Nutzung dieses Systems gehörten:

1. Die Erstellung eines Monatsberichts mit der alten Kasse war mühsam und nahm jeden Monat mehrere Stunden in Anspruch.

2. Die Trennung von Kasse und Zahlungsterminal führte häufig zu Tippfehlern, da die Mitarbeiter-IDs in beide Systeme eingegeben werden mussten. Korrekturen an den Belegen mussten oft in der arbeitsfreien Zeit an Sonntagen vorgenommen werden.

3. Der Kundendienst der Kassen- und Zahlterminalanbieter war in Problemsituationen unzureichend. Sie mussten oft tagelang auf Hilfe warten.

4. Buchungen konnten nur telefonisch vorgenommen werden, wodurch die Arbeit ständig unterbrochen wurde.

Das größte Hindernis bei der Umstellung auf den elektronischen Terminkalender war die Befürchtung, dass der Dienst nicht wie gewünscht funktioniert oder das Team am Ende nicht weiß, wie man ihn nutzt. Dies waren einige der Bedenken:

• Was, wenn die Umsetzung mühsam wäre und niemand wüsste, wie man ihn benutzt?

  • o Book Salon ist einfach einzurichten und zu benutzen und wir unterstützen den Kunden bei jedem Schritt. Wenn Sie schon einmal ein Social-Media-Konto eingerichtet haben, werden Sie feststellen, dass die Nutzung von Book Salon überhaupt kein Problem darstellt.

• Was, wenn die Internetverbindung zusammenbricht und das System nicht verfügbar ist?

  • Book Salon kann auf allen Geräten verwendet werden. Wenn also die Internetverbindung Ihres Laptops zusammenbricht, können Sie problemlos auf Ihr Telefon ausweichen.

• Was, wenn die Kunden doppelte Buchungen im Kalender vornehmen?

  • Das intelligente Buchungssystem von Book Salon verhindert automatisch doppelte Buchungen im Kalender.

• Was, wenn die Kunden Zeiten nicht korrekt online buchen können?

  • Mit Book Salon können Dienstleistungen und Zusatzleistungen pro Mitarbeiter/Unternehmer eingerichtet und die Zeiten entsprechend gebucht werden.

Rückblickend erkennen die Mitarbeiter von Hiusviisikko, dass ihre Befürchtungen weitgehend unbegründet waren. Der Chat-Support in Book Salon unterstützt die Unternehmer bei der Nutzung des Systems und das Team ist sehr zufrieden damit, wie schnell Book Salon bei Systemproblemen hilft.

„Wir haben vom Kundendienst immer sehr schnell Unterstützung und Antworten erhalten. Auch auf unsere Entwicklungsvorschläge wurde eingegangen und viele davon bereits umgesetzt“, stellt das Team zufrieden fest.

Im Jahr 2020 wurde Hiusviisikko Kunde von Book Salon PRO. Das Wichtigste ist, dass der Systemwechsel schrittweise erfolgte, passend zu ihrem Salon. Zunächst wurde von einem Papierkalender auf ein kostenloses elektronisches Buchungssystem gewechselt. Danach wurden die Registrierkasse und das Zahlungsterminal vollständig auf das elektronische System von Book Salon umgestellt. Jetzt kümmert sich das umfassende System von Book Salon automatisch um z. B. Kassenberichte für alle Mitarbeiter und sie müssen sich keine Sorgen mehr über Tippfehler im Zahlungsterminal machen.

„Die Sonntage sind nun frei und die Zeit kann für die wichtigen Dinge genutzt werden“, freuen sie sich.

Kartenabrechnungen gehen schnell innerhalb von 2 Tagen direkt auf das Konto des Unternehmers ein. Telefonische Buchungen rauben den Unternehmern keine Zeit mehr und der Salon erklärt, dass die Zahl der Anrufe deutlich zurückgegangen ist.

„Die Zahl der Anrufe in unserem Salon ist um etwa 70 % zurückgegangen und die Zeit, die wir am Telefon verbringen, beträgt jetzt weniger als 10 Minuten pro Tag.“

Das Beste aber ist, sagt Hiusviisikko, dass ihr Alltag dank des Systems von Book Salon deutlich ruhiger geworden ist.

„Ich bin heute viel entspannter, denn Book Salon automatisiert zeitraubende Aufgaben aus dem Alltag eines Unternehmers“, erklärt ein Mitglied des Teams.

BOOK SALON WEITER ENTDECKEN

Die Anleitung zum Umstieg richtet sich an Unternehmer, die ihr Geschäft ausbauen möchten, Einsparungen bei bestehenden Systemen anstreben oder mehr über die Funktionen von Book Salon und den Systemwechsel erfahren möchten. Sie können auch eine kostenlose Remote-Demo buchen. Möchten Sie vom Papierkalender zum elektronischen Buchungssystem wechseln? Sie können schon heute damit beginnen!